Bedrijfsvoering

Samen met de primaire eenheden de bezuinigingen realiseren.

Voor een groot deel zijn de voorgenomen bezuinigingen uit 2018 ingevoerd en ingeboekt. Daarnaast is in 2020 het bezuinigingspakket van 2018 overgegaan in het 4 sporen plan waarbij voor de komende jaren ook nog aanvullende  structurele bezuinigingen worden gerealiseerd.

De sturing op onze financiën verbeteren, zo zullen we het budgethouderschap actualiseren.

De Budgethouder regeling is aangepast en in oktober door het college goedgekeurd. Deze nieuwe regeling is een aanscherping van de spelregels en moet de financiële sturing gaan verbeteren.

Onze interne beheersing verder op peil brengen, bijvoorbeeld door op basis van de nieuwe financiële kaders en in samenwerking met de nieuwe accountant onze interne controle te verbeteren.

In 2020 is de ambitie ten aanzien van de invoering van de Rechtmatigheidsverantwoording vastgesteld door het college. Dit is de start om ons als organisatie nog meer voor te bereiden op de invoering hiervan. Het is overigens nog steeds onzeker of deze nog in 2021 ingevoerd gaat worden.

Het financiële systeem door ontwikkelen met het oog op betere informatievoorziening.

In 2020 zijn we met ons financieel systeem overgegaan naar een cloudomgeving waar we de 1 ^e stap in deze doorontwikkeling hebben gezet.

De juiste mens op de juiste plek

De HRM werkprocessen verder digitaliseren zodat alle reguliere mutaties papierloos uitgevoerd en gearchiveerd kunnen worden.

In 2020 is een nieuwe praktisch jaargesprekcyclus vastgelegd in ons HRM-systeem en is de inrichting van de werving en selectie-module verbeterd. Ook is de aanbesteding van het HRM systeem opgestart welke in 2021 wordt afgerond.

Er voor zorgen dat wij meer grip hebben op onze loonsom en de goedgekeurde personele formatie

In 2020 is  formatie en bezetting per team inzichtelijk gemaakt in het HRM systeem en de directie beoordeelt wekelijks of  vacatures kunnen worden ingevuld. Deze centrale sturing is er op gericht om enerzijds binnen personeelsbudget te blijven en anderzijds om goed in te kunnen spelen op de veranderende behoefte aan competenties.
het cursus- en trainingsaanbod van de Zutphen Academie actualiseren om medewerkers te ondersteunen in het ontwikkelen van de juiste vaardigheden en competenties en aansluiting zoeken bij het rapport ‘op weg naar balans’.

Het aanbod is in 2020 deels geactualiseerd. Door corona zijn veel trainingen niet doorgegaan. In 2020 is gestart met het hernieuwd bepalen welke behoefte er aan training en opleiding is, en hoe we deze trainingen kunnen koppelen aan de gewenste ontwikkeling van de organisatie.

Beter omgaan met gegevens en informatie

Informatieveiligheid (ENSIA)
Informatiebeveiliging en privacy zijn tegenwoordig strategische onderwerpen voor een gemeente. De toenemende digitalisering zorgt ervoor dat de informatiebeveiliging en IT niet meer kan worden gezien als alleen maar ondersteunend. Over het jaar 2020 voldeed de gemeente Zutphen niet aan de vereisten op het gebied van informatiebeveiliging welke zijn vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de AVG wetgeving. Om de invoering meer handen en voeten te geven is er mandaat en draagvlak nodig. Aangezien informatiebeveiliging en privacy een integrale verantwoordelijkheid is zullen college, directie én teamleiders hier tijd, geld en capaciteit voor vrij moeten maken.
Het uitvoeren van de plannen, gemaakt in 2019, is als gevolg van ontwikkelingen in personele zin en prioritering in 2020, onvoldoende van de grond gekomen.  Hierdoor heeft informatiebeveiliging in 2020 onvoldoende continuïteit gehad en lopen we achter de feiten aan. De uitkomsten van de zelfevaluatie en de jaarlijkse externe audit geven aanleiding tot zorg en noodzaak tot verbetering. Deze verplichte audit heeft tot doel het verantwoordingsproces over informatiebeveiliging bij gemeenten verder te professionaliseren door het toezicht te bundelen en aan te sluiten op de gemeentelijke Planning & Control-cyclus. Hierdoor heeft het gemeentebestuur meer overzicht over de stand van zaken van de informatiebeveiliging en kan het hier ook beter op sturen.
Kort samengevat: het niveau van kennis, bemensing en inrichting van de informatieveiligheid en privacy zal in 2021 grondig aangepakt moeten worden om te voorkomen dat de risico’s hiervan te groot worden.
Het databeheer op orde brengen, zodat we gemakkelijk toegang hebben tot de actuele data van alle belangrijke processen inclusief de verschillende basisregistraties.

Werken aan een gestructureerde manier om de data te vertalen in informatie die voor de sturing van de organisatie belangrijk is.

De rollen die nodig zijn bij het goed beheren en gebruiken van data en informatie opnieuw inrichten.

Een belangrijke stap richting grip op data was het verstevigen van de regie op in- en externe data en de aggregatie daarvan naar informatie door het I&A-onderdeel Onderzoek & Statistiek. Een en ander leidde tot het statistisch portaal zutphen.incijfers.nl waarin data wordt samengevoegd en inzichtelijk gemaakt voor intern én extern gebruik. Zutphen laat daarmee zien transparant te willen zijn en besturen en bijsturen op basis van gevalideerde data wordt hiermee mogelijk. Een belangrijkste stap op weg naar meer Data-gedreven werken.

De organisatie van de gemeentelijke basisregistraties was tot oktober 2020 versnipperd en niet  duidelijk. Dat was één van de oorzaken van het jaren achtereen (te) laag scoren bij de ENSIA-verantwoording op de BAG, de BGT en de BRO. Deze disciplines zijn qua processen en bemensing opnieuw ingericht en gecentraliseerd binnen het team Informatie & Automatisering. De inhaalslag (wegwerken achterstanden in verwerking in de registraties) is eind 2020 gestart. De rapportage over 2021 (in 2022) zal  beter beeld moeten vertonen.

Verder werken aan het voldoen aan de regels rond privacy en informatieveiligheid, waarbij we veel aandacht geven aan bewustwording.
In 2020 is een onderzoek opgestart naar bewustzijn van medewerkers m.bt. privacy en informatieveiligheid. Op basis hiervan worden medewerkers  geschoold.

Wij blijven organisatie brede processen verbeteren

Zoveel mogelijk processen actualiseren en beschrijven in het systeem “Engage” (bijvoorbeeld financieel administratieve processen). Hiervoor is een werkgroep Processen ingesteld.

De werkgroep processen heeft ook in 2020 een aantal processen doorgelicht. Binnen het sociaal domein is daarnaast gestart met het doorlichting van de processen rondom participatie en hoe deze meer integraal en team-overstijgend kunnen worden uitgevoerd. Er is binnen de organisatie de wens om meer aandacht te besteden aan de ontwikkeling van processen (werkprocessen, besluitvormingsprocessen, administratieve processen, overzicht van processen en gebruikte applicaties). Gelet op de financiële positie van Zutphen zal hier eerst financiële ruimte voor moeten worden gezocht.